Contrôle routier ou audit : les documents d’entretien à avoir sous la main

Un contrôleur routier qui arrête un autobus, ou une vérification des dossiers du garage : dans les deux cas, la question est la même. Pouvez-vous montrer, rapidement, que chaque véhicule est suivi comme il faut ? Voici la liste de ce qu’il faut avoir.

Dans le véhicule

• Le rapport de ronde de sécurité rempli et valide (moins de 24 heures, sous réserve des exceptions pour les autobus immobilisés la fin de semaine).
• La vignette de conformité PEP, si le véhicule est inscrit à un programme d’entretien préventif. Elle est valide un an à partir de sa pose.
• Les autres documents exigés pour le véhicule et le conducteur, selon le type de transport.

Au garage

Ces durées sont des minimums. Plusieurs garages gardent tout plus longtemps, ce qui est plus simple quand les documents sont numériques.

Ce qu’on regarde vraiment

Au-delà de la présence des papiers, ce qui compte, c’est le lien entre eux :

• un défaut mineur noté à la ronde a-t-il été réparé dans les 48 heures ?
• un défaut majeur a-t-il bien gardé l’autobus au garage jusqu’à la réparation ?
• les entretiens préventifs ont-ils été faits à temps, et signés par un mécanicien qualifié ?
• les défauts trouvés pendant le PEP ont-ils été corrigés ?

Avec du papier, refaire ce lien demande de croiser des rapports de ronde, des bons de travail et des fiches, souvent classés à des endroits différents.

Une préparation de 10 minutes plutôt que d’une semaine

1. Pour chaque unité, sortez l’historique : rondes, défauts, bons de travail, PEP.
2. Vérifiez les défauts ouverts et leur délai.
3. Vérifiez les échéances PEP et les vignettes à renouveler.
4. Gardez le tout au même endroit, daté et signé.

Quand la ronde, le bon de travail et la fiche PEP vivent dans le même logiciel, ce dossier se monte tout seul, unité par unité.